การบริหารแบบถาม

การบริหารงานมีอยู่ด้วยกันหลากหลายวิธีการ และหนึ่งในวิธีการที่เราจะคุยกันในวันนี้คือ การบริหารลูกน้องโดยการถาม ซึ่งแนวทางการบริหารลักษณะนี้เป็นแนวทางที่เราได้รับอิทธิพลมา จากต่างประเทศ

ในอดีต การบริหารในประเทศไทยโดยส่วนมากจะเป็นการบริหารแบบสั่งการมากกว่า คือ หัวหน้าเป็นคนบอก ส่วนลูกน้องมีหน้าที่ทำตาม เวลามีปัญหาก็กลับไปถามหัวหน้า ซึ่งก็จะให้แนว ทางการแก้ปัญหาเพื่อให้ลูกน้องไปปฏิบัติตามต่อไป ในขณะที่ประเทศที่เจริญแล้ว การบริหารแบบ สั่งการจะถูกลดความสำคัญลง และการบริหารแบบถามเริ่มเข้ามามีบทบาทและได้รับความนิยม มากขึ้นตามลำดับ

ประเทศไทยเริ่มการบริหารแบบถามได้ไม่กี่ปีที่ผ่านมา นำเข้าโดยผู้บริหารชาวต่างชาติที่ เข้ามาบริหารงานในประเทศไทย และจากคนไทยที่มีโอกาสได้ทำงานในต่างประเทศหรือศึกษาใน ต่างประเทศ ถึงตอนนี้อาจจะมีหลายๆคนเริ่มแย้งกับผมแล้วว่า ไม่จริงคนไทยมีการบริหารแบบ ถามมานานแล้ว ก็ลูกน้องชอบถามหัวหน้าเป็นประจำว่า “มีปัญหาอย่างนี้จะให้แก้อย่างไร” หรือ “จะทำอะไรต่อ”

เอ่อ! ไม่ใช่ครับ การบริหารแบบถามที่ผมกำลังพูดถึงนี้ เป็นการบริหารแบบหัวหน้าถาม ลูกน้อง (ไม่ใช่ ลูกน้องถามหัวหน้า) แบบประมาณว่า “แล้วถ้าเป็นคุณ คุณจะแก้ปัญหาอย่างไร” พูดจริงๆ แล้ว การบริหารแบบถามเป็นแนวทางที่จะช่วยให้พนักงานได้คิดทบทวนปัญหาที่เกิด และลองมองหาคำตอบด้วยตัวเอง ซึ่งถ้าพูดจริงๆ แล้ว คนที่จะมีคำตอบในปัญหาต่างๆ ได้ดีที่ สุดคือคนที่อยู่หน้างาน ไม่ใช่คนที่อยู่วงนอกออกมา

นอกจากนี้การถามยังเป็นการทำให้ผู้ตอบรู้สึกเป็นเจ้าของคำตอบนั้นๆ รู้สึกรับผิดชอบ กับสิ่งที่ตอบมา และพร้อมที่จะทำในสิ่งที่ตนเองเป็นผู้คิด จากข้างต้นจะเห็นว่า การบริหารแบบถามมีข้อดีด้วยกันหลายอย่าง แต่การบริหารแบบ ถาม ไม่สามารถใช้ได้ในทุกโอกาส ในบางสถานการณ์ การบริหารแบบถามไม่สามารถนำมาใช้ได้ เลย เช่นในสถานการณ์ที่...

ลูกน้องยังใหม่ไม่มีประสบการณ์ในการทำงานกับองค์กรมาก่อน – ไม่ว่าลูกน้องใหม่ที่เข้า มานั้นจะเป็นเด็กจบใหม่หรือคนที่มีประสบการณ์ทำงานมาแล้วแต่เพิ่งเข้าร่วมงานกับองค์กรนี้เป็น ครั้งแรก เพราะพนักงานที่เข้าใหม่เหล่านี้จำเป็นต้องเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการทำงานภายในองค์กรและกระบวนการทำงานต่างๆ ในขณะที่เด็กจบใหม่ยังต้องมีการเรียนรู้เพิ่มเติมในส่วนของทักษะ การทำงานอีก ดังนั้นการบริหารแบบถามจึงไม่เหมาะในกรณีนี้

ลูกน้องคิดคำตอบไม่ได้แล้วจริงๆ – ในกรณีนี้คือ เมื่อถามลูกน้องไปแล้ว ลูกน้องไม่ สามารถตอบได้ ไม่รู้จริงๆ ว่าจะแก้ปัญหาอย่างไร หรือลูกน้องคิดมาหลายคำตอบแล้วแต่หัวหน้า ยังมองว่าคำตอบเหล่านั้นไม่สามารถแก้ปัญหาได้ ดังนั้นจึงเป็นการเปล่าประโยชน์ที่จะยังคง พยายามเค้นเอาคำตอบจากเขาต่อไป การไม่รู้ก็คือไม่รู้ ไม่ว่าเหตุผลจะเป็นเพราะการขาดประสบ การณ์หรือเป็นปัญหาใหม่ที่ไม่เคยเจอมาก่อน ซึ่งในสถานการณ์เช่นนี้ หัวหน้าจำเป็นต้องปรับแนว ทางการบริหารใหม่ เป็นแบบสั่งการแทน

งานที่เร่งด่วนมาก – โดยปกติการหาแนวทางในการแก้ปัญหาจำเป็นต้องใช้เวลาในการคิด ทบทวนปัญหาเพื่อหาคำตอบที่เหมาะสม แต่ถ้ามันเป็นงานด่วนและไม่สามารถรอให้ลูกน้องค่อยๆ คิดหาแนวทางการแก้ปัญหาได้ หัวหน้าก็จำเป็นต้องเข้ามาเป็นผู้แก้ปัญหาแทน เพราะไม่เช่นนั้น งานด่วนจะกลายมาเป็นงานที่ไม่เสร็จตามกำหนด

งานนั้นมีคำตอบอยู่ทางเดียว หรือหัวหน้ามีคำตอบอยู่แล้วและไม่สามารถเปลี่ยนแปลง คำตอบได้ – ในกรณีนี้ หัวหน้าไม่ควรต้องเสียเวลาถามให้เมื่อยปาก เพราะยังไงก็มีคำตอบอยู่แล้ว ถ้าถามแล้วไม่เอาตามที่ลูกน้องว่า สุดท้ายลูกน้องอาจรู้สึกว่า “มีคำตอบอยู่แล้ว จะมาถามทำไม” หากคุณยังไม่เคยบริหารแบบถามมาก่อน ลองใช้ดู บางทีอาจได้คำตอบที่ดีกว่าคิดเองด้วย ซ้ำ นอกจากนั้นการถามหาคำตอบจากลูกน้องยังมีผลดีอีกอย่างคือเขารู้สึกว่ามีส่วนร่วมในการ ตัดสินใจและหากแนวทางในการแก้ปัญหานั้น เป็นแนวทางที่เขาเสนอก็จะยิ่งทำให้ความมุ่งมั่นที่ จะแก้ปัญหามีมากขึ้น เพราะความรู้สึกเป็นเจ้าของแนวทางในการแก้ปัญหาจะมีมากขึ้นด้วย

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด-สลิงชอท จำกัด