Author Topic: Reference Letter - อยากได้หนังสือรับรองดี ๆ ทำอย่างไร  (Read 4885 times)

Apiwut Pimolsaengsuriya

  • Administrator
  • Full Member
  • *****
  • Posts: 208
    • View Profile
    • Email
     งานวิจัยหลาย ๆ สถาบันยืนยันตรงกันว่าปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจมากที่สุดไม่ใช่หนังโฆษณาหรือแผ่นพับที่ได้รับตอนเดินไปทานอาหารกลางวัน แต่เป็นการแนะนำบอกต่อจากคนที่รู้จักคุ้นเคย

   ดังนั้นในโลกธุรกิจหนังสือรับรอง (Reference Letter) จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่จำเป็นสำหรับการทำงาน เพราะหนังสือรับรองเป็นตัวแทนของการบอกต่อ หากผู้ที่รับรองเป็นบุคคลมีชื่อเสียง มีฐานะทางการงานที่น่าเชื่อถือ ยิ่งทำให้การแนะนำบอกต่อมีน้ำหนักมากขึ้น

   ทุกวันนี้หนังสือรับรองจึงเข้ามามีบทบาทต่อคนทำงานอย่างมากนับตั้งแต่การสมัครงาน ก็ต้องมีหนังสือรับรอง ย้ายงานก็ต้องมีหนังสือรับรอง ไปสมัครเรียนต่อมหาวิทยาลัยก็ถามหาหนังสือรับรอง ล่าสุดผมแค่สมัครเรียนหลักสูตรสำหรับผู้บริหาร (Executive Program) กับมหาวิทยาลัยชื่อดังในต่างประเทศ ค่าเรียนแพงสุด ๆ ขนาดมีเงินและยินดีจะจ่าย เขายังถามหาหนังสือรับรองจากผมเลย นี่ยังไม่รวมถึงการให้ลูกค้าช่วยเขียนหนังสือรับรองการใช้สินค้าหรือบริการให้ในบางกรณี ดังนั้นหากจากนี้ไป วันหนึ่งความจำเป็นแบบนี้เกิดขึ้นกับคุณ ก็ควรมีหลักการและวิธีการที่ดีในการได้มาซึ่งหนังสือรับรอง (Reference Letter) ที่มีคุณภาพ

     หนังสือรับรองที่ดี เริ่มต้นจาก “ใคร” จะเป็นคนลงนามในหนังสือนั้น หลาย ๆ ครั้งเรามักเลือกคนใกล้ตัว ติดต่อง่าย รู้จักกัน ให้ช่วยเขียนจดหมายรับรองให้ โดยลืมคิดไปว่าหากคนที่เราเลือก ไม่ใช่คนที่ผู้ขอหนังสือรับรองอยากได้ ประโยชน์จากหนังสือรับรองก็คงจะด้อยค่าลงอย่างน่าเสียดาย เนื้อหาที่เขียนในหนังสือรับรองก็เป็นสิ่งสำคัญ หากเราเลือกคนได้ถูกต้อง แต่เขาไม่รู้จักคุ้นเคยกับเราหรือห่างเหินกันไปนานแล้ว หนังสือรับรองนั้นก็อาจถูกลดคุณค่าลงจากคำพูดกลาง ๆ ที่ผู้รับรองเขียนให้

     ดังนั้นหากต้องการหนังสือรับรองที่ดี ไม่ว่าจากหัวหน้า ครูอาจารย์ หรือ ลูกค้า ผมมีคำแนะนำง่าย ๆ 3 ขั้นตอนมาฝากครับ

     1. เลือกผู้เขียนให้ดี
         ก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะให้ใครเขียน มีคำถามที่ควรค้นหาคำตอบให้ได้ก่อนสัก 4-5 ข้อ ได้แก่ เขาเป็นใคร เหตุใดจึงน่าสนใจ คุณสมบัติเหมาะสมตรงตามที่ต้องการหรือไม่ เขารู้จักคุณแค่ไหน และที่สำคัญเขายินดีจะช่วยคุณไหม
ยกตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นนักศึกษาจบใหม่ กำลังจะสมัครงาน ผู้เขียนหนังสือรับรองควรเป็นอาจารย์ที่คุ้นเคย หากคุณให้อธิการบดีเขียนจดหมายรับรองให้ ฐานะของท่านคงทำให้จดหมายดูดี แต่คงมีคำถามตามมาว่าท่านรู้จักคุณในฐานะอะไร ท่านจะเขียนให้คุณได้จริงหรือ ท่านดูไกลจากคุณไปหน่อยไหม หรือเป็นเพราะคุณกับท่านมีความสัมพันธ์กันส่วนตัวเท่านั้น เป็นต้น
         ดังนั้นการเลือกผู้ที่จะเขียนจดหมายรับรองให้เหมาะสม เป็นปราการด่านแรกที่คุณต้องก้าวผ่าน

     2. ให้แนวทางในการเขียนที่ชัดเจน
         คงเป็นไปได้ยากที่จะได้จดหมายรับรองดี ๆ โดยไม่ให้ข้อมูลที่สำคัญกับผู้ที่จะเขียนจดหมาย และอาจจะดูเห็นแก่ตัวไปนิดที่ให้เขาเป็นคนคิดทุกอย่างเพื่อคุณโดยที่คุณไม่ทำอะไรเลย
         คำแนะนำคือเขียนร่างจดหมายออกมา อาจร่างในรูปแบบของจดหมายหรือเขียนเป็นข้อ ๆ เฉพาะประเด็นสำคัญเพื่อเป็นข้อมูลให้ผู้เขียนพิจารณาเลือกเองก็ได้ นอกจากจะเป็นการช่วยให้เขาเสียเวลาน้อยลงแล้ว คุณมีโอกาสที่จะได้จดหมายรับรองในรูปแบบที่คุณต้องการอีกด้วย
เพราะฉะนั้นอย่ามองข้ามเน้ือหาที่ต้องการจะเขียนด้วย อย่าปล่อยให้ตัวเองตกเป็นเพียงแค่ผลของการกระทำ (Effect) แต่จงเป็นเหตุแห่งการกระทำนั้น (Cause) พูดให้เข้าใจง่าย ๆ คือ อย่าเพียงแต่นั่งรอ คอยลุ้นว่าเขาจะเขียนออกมายังไง ดีหรือไม่ ถูกใจหรือเปล่า อยากได้แบบไหน บอกไปเลย

     3. ให้เกรียติอย่างเต็มที่
         การให้เกรียติเป็นเรื่องสำคัญ ตอนไปขอให้เขียนจดหมายให้ ถ้าเป็นไปได้ควรไปด้วยตนเอง การฝากคนอื่นไปถือเป็นการเสียมารยาทอย่างมาก หากจะส่งอีเมล กรุณาโทรไปขออนุญาตก่อน
         เตรียมเอกสารและข้อมูลให้พร้อม รายละเอียดต้องชัดเจนว่าเมื่อเขียนเสร็จแล้ว จะให้ส่งไปไหน ส่งอย่างไร หากต้องส่งทางไปรษณีย์ จะเป็นการเหมาะสมอย่างยิ่งที่เตรียมซองจดหมายจ่าหน้าพร้อมติดแสตมป์ให้เรียบร้อย
         เมื่อได้รับแล้ว อย่าลืมขอบคุณ และที่สำคัญผลลัพธ์เป็นอย่างไร อย่าลืมแจ้งให้ทราบด้วย หลายคนเวลาไปขอให้เขียนจดหมายก็ดูกระวีกระวาด เช้าถึงเย็นโทร แต่พอได้จดหมายไปแล้ว ก็หายเข้ากลีบเมฆไป คำขอบคุณก็ไม่มี การติดต่อสื่อสารก็หายไปในทันที แบบนี้ ... ใช้ไม่ได้ ขอบอก

     หากทำได้ตามนี้ จดหมายรับรอง (Reference Letter) ที่ดีและทรงคุณค่า ก็ไม่ใช่สิ่งที่ไกลเกินเอื้อมแล้วคราวนี้